เลิกหัวหมุนกับโปรเจกต์ด้วย 5 ทริคจัดการ Basecamp แบบมือโปร

In Summary

• การบริหารจัดการหลายโปรเจกต์พร้อมกัน อาจทำให้คุณสับสนได้  เพราะมีข้อมูลและลิสต์งานที่ต้องทำมากเกินไป

• Basecamp เป็นเครื่องมือที่พัฒนามาช่วยจัดการงานที่หลากหลายในเวลาเดียวกัน เนื่องจากมีฟังก์ชันและหน้าตาที่ใช้งานง่าย แบ่งแยกแต่ละโปรเจกต์ชัดเจน และมีฟังก์ชันย่อยที่ช่วยในการจัดการข้อมูลหลายรูปแบบ ทั้งลิสต์งานที่ต้องทำ กระดานสนทนา และที่เก็บไฟล์

• 37 signals บริษัทผู้พัฒนา Basecamp ได้ให้ทริคดีๆ 5 ข้อที่จะช่วยให้คุณจัดการโปรเจกต์ต่างๆ ได้อย่างมืออาชีพ ได้แก่ แยกสิ่งที่ไม่สำคัญออก แยกงานแต่ละงานและมอบหมายให้เรียบร้อย สร้างลิสต์สิ่งที่ต้องทำอันใหญ่ไว้ดูโปรเจกต์จากภาพกว้าง สร้างเธรด ‘อัปเดท’ ของแต่ละวัน และตั้งค่าจำกัดคนเข้าถึงโปรเจกต์ เพื่อป้องกันความสับสน

ยิ่งเรามีโปรเจกต์ในมือมากเท่าไหร่ การบริหารจัดการการทำงานของเราก็ยิ่งยากขึ้นเท่านั้น

และแน่นอน ไม่ว่าจะเป็นบริษัทเล็กหรือใหญ่ ก็คงไม่ได้ดำเนินการทีละโปรเจกต์เป็นอันๆ ไป และเมื่อข้อมูลมันมีมากจนผสมปนเปกันมา การทำงานก็จะยิ่งเละเทะเข้าไปใหญ่

ด้วยเหตุนี้หลายคนเลยหันมาใช้ตัวช่วยจัดการโปรเจกต์ยอดฮิตอย่าง ‘เบสแคมป์ (Basecamp) ซอฟต์แวร์ที่มีหน้าตาการใช้งานที่ง่าย เข้าหน้าแรกก็เจอโปรเจกต์ที่เราแยกไว้แต่ละอัน กดต่อเข้าไปก็เจอกับกระดานสนทนา ที่เก็บไฟล์ ทูดูลิสต์ที่เตือนเราได้ว่าวันๆ นึงเราต้องทำอะไรบ้าง ตารางงาน และฟังก์ชันเช็กอิน ฟังก์ชันใช้งานที่หลากหลายนี้

เรียกได้ว่ามีครบจบใน Basecamp ที่เดียว

ถึงแม้ว่ามันจะเป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้งานง่าย แต่คงมีหลายคนที่ยังใช้งานไม่คล่องนัก ทำให้ไม่สามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากตัวช่วยดีๆ เช่นนี้

วันนี้เราจึงหยิบเอา 5 ทริคที่จะช่วยให้คุณจัดการโปรเจกต์ใน Basecamp ได้อย่างมืออาชีพสุดๆ จาก 37 Signals บริษัทผู้พัฒนาซอฟต์แวร์มาฝากกัน แน่นอนว่าต่างคนต่างมีวิธีใช้งานของตัวเอง แต่ทริคดีๆ จากบริษัทผู้ให้กำเนิดก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรพลาด ไปเรียนรู้พร้อมๆ กันเลยดีกว่า

1. แยกสิ่งที่ไม่สำคัญออกไป
เราอาจจะมีลิสต์สิ่งที่ต้องทำที่คิดว่าสำคัญมากมาย แต่จริงๆ แล้วมันไม่ใช่สิ่งที่สำคัญกับโปรเจกต์นั้นๆ เท่าไรนัก ซึ่งเราไม่จำเป็นต้องลบนะ แค่แยกมันออกมาและกำกับไว้ให้เรารู้ว่ามันไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนมาก สามารถทำทีหลังได้ อาจจะย้ายไปอยู่ด้านล่าง หรือใส่ไอคอนกำกับไว้ เท่านี้มันจะช่วยให้การจัดลำดับความสำคัญของงานชัดเจนขึ้น

2. แยกงานแต่ละงานและมอบหมายให้เรียบร้อย
มีลิสต์งานหลายงานที่ไม่ค่อยสำคัญและยังไม่ถูกแบ่งประเภท หรือมอบหมายออกไป แต่บางทีการทำงานเหล่านี้เสร็จช้าอาจทำให้โปรเจกต์ติดขัดหรือเสร็จช้าลง

เพราะฉะนั้นเราควรมอบหมายงานแต่ละงานให้คนในทีมเร็วที่สุด

Basecamp ช่วยคุณได้ด้วยฟังก์ชันทูดูลิสต์ที่สามารถใส่ชื่อมอบหมายให้สมาชิกคนอื่นได้ทันที และยังสามารถใส่รายละเอียดของงานได้หมดภายในแถบเดียว

นอกจากนี้ อย่าลืมดูด้วยว่างานที่กองรวมและไม่ได้มอบหมายออกไปมีมากแค่ไหน ถ้ามีมากไปอาจต้องทบทวนว่าเราพาโปรเจกต์นี้มาถูกทางมั้ย หรือมีความเข้าใจผิดอะไรรึเปล่า เพราะการจัดการที่ดีควรเป็นระบบและไม่ควรมีงานกอง

3. มีลิสต์สิ่งที่ต้องทำอันใหญ่ไว้ดูโปรเจกต์จากภาพกว้าง
เราควรมีทูดูลิสต์อันใหญ่ไว้ จำแนกแบบกว้างๆ งานที่เป็นรายละเอียดยิบย่อยควรแยกออกไปไว้ที่ลิสต์เล็กๆ อันอื่น เพื่อไม่ให้คนที่คอยจัดการโปรเจกต์สับสนจากรายละเอียดยิบย่อย และมองเห็นโปรเจกต์ในภาพกว้าง

4. สร้างเธรด ‘อัปเดท’ ของแต่ละวัน
ที่ 37 signals พวกเขาไม่มีการเข้าประชุมอัพเดทแบบต่อหน้าอีกแล้ว เพราะคนแรกที่คิดจะหยุดการประชุมรายวันได้สร้างเธรด ‘อัพเดทสถานะ’ ของแต่ละวันขึ้นมา โดยแต่ละคนต้องมาคอมเมนต์อัปเดทกันว่าวันนี้ทำอะไรเสร็จบ้าง ทำให้ผู้จัดการโปรเจกต์เห็นภาพรวมว่าแต่ละวันทำอะไรได้บ้าง ซึ่งช่วยประหยัดเวลาการประชุม และยังสามารถให้ฟีดแบคกลับทางคอมเมนต์รายคนอีกด้วย

5. Basecamp สามารถตั้งค่าจำกัดคนเข้าถึงโปรเจกต์ ทำให้เสร็จก่อน ฟีดแบคทีหลัง
ใน Basecamp มีฟังก์ชันที่สามารถกำหนดได้ว่าให้ใครเข้าถึงโปรเจกต์ไหนได้บ้าง ซึ่งสามารถช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น เพราะเวลาที่เราทำโปรเจกต์อะไร ควรมีคนที่เกี่ยวข้องไม่กี่คนเท่านั้นที่รับทราบในระหว่างกระบวนการ เพื่อป้องกันความเห็นและข้อมูลที่มากเกินไปจากคนที่ไม่เกี่ยวข้อง และอาจทำให้คนทำงานรู้สึกสับสนและถูกรบกวนจากฟีดแบคที่มาในเวลาที่ไม่จำเป็นได้ ตั้งโปรเจกต์ให้แค่คนที่เกี่ยวข้องเห็นก่อน พอเสร็จครบทุกขั้นตอนแล้วค่อยเปิดให้คนอื่นเข้าถึงได้เพื่อรับฟีดแบคทีเดียวและแก้ไขอย่างเป็นระบบทีละส่วนต่อไป

ลองเรียนรู้และนำ 5 ทริคนี้ไปปรับใช้ การใช้งาน Basecamp ของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเป็นกอง

เพราะเทคโนโลยีสร้างมาเพื่อเป็นประโยชน์กับเรา อย่าเสียโอกาสที่จะใช้เทคโนโลยีดีๆ ให้เกิดประโยชน์สูงสุดกันเลย

นอกจากการมีเครื่องมือที่ทรงประสิทธิภาพแล้ว เทคนิคบางอย่าง เช่น Pomodoro จะช่วยส่งเสริมให้คุณกลายเป็นคนที่มี Productivity อย่างสูง แจกฟรีแจกแพลนเนอร์ (Planner) คลิก

Source

• Softwareadvice