Do และ Don’t การใช้ Basecamp ช่วยจัดการโปรเจกต์อย่างมือโปร

Sep 2, 2020 1 min read
Do และ Don’t การใช้ Basecamp ช่วยจัดการโปรเจกต์อย่างมือโปร

In Summary

  • Basecamp คือเครื่องมือจัดการโปรเจกต์ยอดฮิตที่ประกอบไปด้วยฟังก์ชันการใช้งานหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นกระดานสนทนา ที่เก็บไฟล์แยก ทูดูลิสต์ หรือตารางงานต่างๆ เพื่อให้คุณจัดการโปรเจกต์หลายสิบได้ในเครื่องมือเดียว
  • บริษัท 37 signals ผู้สร้าง Basecamp ได้ออกมาให้ข้อมูลเรื่องวิธีการใช้ที่เหมาะสม และแก้ไขความเข้าใจผิดที่อาจทำให้ไม่สามารถใช้งานได้อย่างเกิดประโยชน์สูงสุด ถึงแม้แต่ละคนจะมีวิธีการใช้งานเฉพาะตัวที่แตกต่างกัน แต่การเรียนรู้วิธีเหล่านี้ไปปรับใช้ก็อาจทำให้การทำงานสะดวกขึ้น
  • สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการใช้งาน Basecamp ได้แก่ แบ่งโปรเจกต์ใน Basecamp ตามโปรเจกต์ต่างๆ อย่าแบ่งตามตำแหน่ง ค่อยๆ เพิ่มทูดูลิสต์ทีละส่วน อย่าเพิ่มทีเดียวหมดตั้งแต่สร้างโปรเจกต์ ใช้ Basecamp เพื่อการสื่อสาร อย่าใช้เพื่อการวางแผน จัดการงานตามสโคปงาน ไม่ใช่ตามวันส่งงาน

หลังจากที่เราได้แนะนำทริควิธีใช้ Basecamp กันอย่างคร่าวๆ ไปในบทความที่แล้ว วันนี้เรายังคงอยู่กับซีรีส์  Basecamp เช่นเคย แน่นอนว่าเครื่องมือที่ช่วยจัดการโปรเจกต์มาแล้วกว่า 8 ล้านโปรเจกต์ทั่วโลกแบบนี้ ยังคงมีทริคที่รอให้เราไปค้นพบและใช้งานอีกมากมาย

Basecamp มีฟังก์ชันต่างๆ มากมายที่ช่วยให้การจัดการโปรเจกต์ที่เคยล้นมือของเราง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นกระดานสนทนา ที่เก็บไฟล์แยก ทูดูลิสต์ หรือตารางงานต่างๆ

วันนี้เราขอหยิบเรื่องของ Do และ Don’t ในการใช้งาน Basecamp มาแนะนำทุกคนกัน เราจะช่วยแก้ไขความเข้าใจผิดและพาไปรู้จักวิธีการใช้ที่เหมาะสมและทำให้สามารถจัดการโปรเจกต์ได้แบบมืออาชีพยิ่งขึ้น ข้อมูลเหล่านี้ก็ไม่ได้มาจากใครที่ไหน แต่มาจาก 37 Signals บริษัทผู้สร้าง Basecamp นั่นเอง

ถึงแม้แต่ละคนก็ต่างมีวิธีใช้งานในแบบของตัวเอง แต่สำหรับวิธีที่บริษัทผู้สร้างเองได้คิดมาแล้วว่าจะจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ก็เป็นสิ่งที่เราไม่ควรพลาด ไปทำความรู้จักกับวิธีเหล่านี้กันเลยดีกว่า

1. แบ่งห้องใน Basecamp ตามโปรเจกต์ อย่าแบ่งตามตำแหน่ง

บางบริษัทใช้หน้าแรกโดยแบ่งห้องโปรเจกต์ที่ Basecamp มีให้ตามหน้าที่ต่างๆ ในบริษัท เช่น มีห้องของแผนกออกแบบ หรือแผนกโปรแกรมเมอร์ เป็นต้น และข้อมูลในห้องนั้นๆ ก็จะเป็นข้อมูลการทำงานของแต่ละแผนก และแต่ละห้องก็มีทูดูลิสต์มอบหมายหน้าที่ของสมาชิกในแผนกอีกที

แต่อย่างไรก็ตาม ไรอัน ซิงเกอร์ (Ryan Singer) โปรดักส์เมเนเจอร์ของ Basecamp แนะนำว่า การแบ่งโปรเจกต์ด้วยแผนกหรือตำแหน่งจะทำให้คุณไม่สามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Basecamp ได้

เพราะการแบ่งตามหน้าที่หรือแผนก จะทำให้ห้องนั้นกระจุกไปด้วยข้อมูลของโปรเจกต์หลายสิบอันในแผนกนั้น และทำให้คนทำงานไม่สามารถมองเห็นภาพรวม และความก้าวหน้าของงานได้ การจะหาข้อมูลต่างๆ ก็จะเป็นเรื่องยาก เพราะต้องคลิกเข้าไปที่ห้องของแผนกนั้นก่อน และไปงมหาตามทูดูลิสต์ ไฟล์ หรือกระดานสนทนานับร้อยที่พูดถึงโปรเจกต์ที่ต่างกัน

นอกจากนี้หากแบ่งตามโปรเจกต์ เวลาที่ทำโปรเจกต์ไหนเสร็จแล้ว ก็จะสามารถลบทิ้งได้เลยโดยไม่สร้างความสบสน แต่ถ้าคุณแบ่งตามหน้าที่ จะไม่มีห้องไหนที่ลบทิ้งได้

เราขอเสนอเพิ่มเติมว่า คุณอาจจะสร้างห้องหลักของแต่ละแผนกไว้ เพื่อให้ใส่ข้อมูลพื้นฐาน เช่น กฎของแผนก ไฟล์สำคัญๆ ที่ต้องใช้ตลอดไป และห้ามใส่ข้อมูลการทำงานที่เฉพาะเจาะจงตามโปรเจกต์ในนั้น ส่วนโปรเจกต์ต่างๆ ก็ให้สร้างห้องแยกไว้อีกห้องเลย เพื่อการทำงานที่ง่ายขึ้นสำหรับคุณและคนในทีม

credit : https://basecamp.com/how-it-works

2. ค่อยๆ เพิ่มทูดูลิสต์ทีละส่วน อย่าเพิ่มทีเดียวหมดตั้งแต่สร้างโปรเจกต์

แทนที่จะนั่งคิดและสร้างทูดูลิสต์ให้ครบทุกงานที่ต้องทำตั้งแต่เริ่มเปิดโปรเจกต์ ซิงเกอร์ใช้วิธีเลือกดูก่อนว่างานส่วนไหนที่สำคัญสุด และสร้างทูดูลิสต์ของงานส่วนนั้นก่อนเลย หลังจากนั้นก็ค่อยๆ สร้างอันที่เหลือตามลำดับความสำคัญ และสร้างให้เสร็จทีละส่วน

อย่างสร้างทูดูลิสต์หลายส่วนพร้อมกัน เช่น ถ้างานส่วนของการสร้างแบบสอบถามในโปรเจกต์การสัมนาประจำปีสำคัญสุด เลือกสร้างทูดูลิสต์ของส่วนนี้ก่อน ลิสต์ว่ามีอะไรต้องทำบ้าง และอย่าเพิ่งไปคิดถึงส่วนอื่นจนกว่าจะทำตรงนี้เสร็จ จะทำให้สามารถจัดการการทำงานอย่างเป็นระบบและครอบคลุมหน้าที่ทั้งหมดได้อย่างไม่ตกหล่น

3. ใช้ Basecamp เพื่อการสื่อสาร อย่าใช้เพื่อการวางแผน

“เราไม่ได้สร้าง Basecamp มาเพื่อใช้วางแผน แต่เราสร้างมาเพื่อการสื่อสาร และนั่นคือความแตกต่างที่สำคัญ” ซิงเกอร์กล่าว

อย่างที่ทุกคนสังเกตเห็นว่า Basecamp ไม่มีแกนต์ชาร์ท (Gantt Chart) หรือแผนภูมิกำหนดงาน เพราะมันไม่ได้สร้างมาเพื่อการวางแผนงานนั่นเอง แผนงานควรจะวางมาเรียบร้อยแล้ว และเอาข้อมูลทั้งหมดมาลงใน Basecamp เพื่อให้เป็นที่ที่คนในทีมสามารถดูว่าการทำงานเป็นอย่างไรบ้าง มีองค์ประกอบและข้อมูลอะไรในที่เก็บไฟล์ ดูว่าแต่ละคนทำอะไรบ้างในทูดูลิสต์ และยังมีกระดานสนทนาให้พุดคุยแลกเปลี่ยนความเห็นเกี่ยวกับกระบวนการงานต่างๆ

Basecamp สร้างมาเพื่อสื่อสารเป็นหลักและเพื่อให้ผู้จัดการโปรเจกต์เห็นภาพกว้างและความคืบหน้าของงาน ฟังก์ชันต่างๆ ไม่ได้ดีไซน์มาให้เหมาะกับการวางแผน แต่มาเพื่อจัดการแผนที่เกิดขึ้นแล้วมากกว่า เราสามารถใช้ Basecamp เพื่อแจ้งข้อมูลว่าเราทำอะไรเสร็จจากการกด ‘complete’ ทูดูลิสต์ของเรา สามารถปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานตามความเปลี่ยนแปลงของกระบวนการ หรือเพิ่มลดงานผ่านทูดูลิสต์ ใส่ข้อมูลเพิ่มในที่เก็บไฟล์ คุยประเด็นใหม่ๆ ผ่านกระดานสนทนา โดยเราสามารถควบคุมทั้งหมดใน Basecamp ได้ที่เดียว

4. จัดการงานตามสโคปงาน ไม่ใช่ตามวันส่งงาน

ถึงแม้ Basecamp จะมีฟังก์ชันให้กำหนดวันส่งงานในทูดูลิสต์ทุกอัน แต่ที่ 37 signals ไม่ใช้ฟังก์ชันนั้น พวกเขาไม่ทำงานโดยเรียงลำดับโปรเจกต์ตามวันส่งงาน แต่จัดการตามสโคปของงาน และมีการกำหนดวันส่งครั้งใหญ่ไว้วันเดียว

ทีมที่ 37 signals จะประเมินว่าแต่ละงานใช้เวลาเท่าไหร่ กี่ชั่วโมง แบ่งงานที่ใช้เวลามากออกเป็นหลายช่วง และจัดการวางตารางทำงานทั้งหมดให้อยู่ภายในวลาที่ปักหมุดไว้อันใหญ่อันเดียว บางครั้งอาจมีการตัดงานที่ไม่สำคัญทิ้ง หรือเลื่อนเวลาได้ ซึ่งทั้งหมดจะเสร็จก่อนที่จะต้องนำงานไปรวบรวมกับทีมอื่น หรือเสร็จก่อนวันเปิดตัวโปรเจกต์ตามเวลาที่เหมาะสม สิ่งนี้ทำให้ทีมมั่นใจได้ว่าจะทำงานเสร็จทันแม้จะไม่ได้กำหนดวันส่งของแต่ละงานก็ตามแต่

แต่หากมีวันที่เป็นเดดไลน์ใหญ่ และบริหารสโคปงานทั้งหมดตามนั้น ก็จะทำเสร็จได้โดยไม่มีปัญหา แถมการจัดการเวลาอย่างยืดหยุ่นด้วยตัวเองได้จะทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะแทนที่จะโฟกัสเรื่องเดดไลน์ยิบย่อยของงานแต่ละชิ้น ทีมจะหันมาโฟกัสเรื่องการพาโปรเจกต์ให้คืบหน้าไปตามทางมากกว่า

ลองเอาเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้กันดูต่อ เพื่อให้คุณสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากเทคโนโลยีในมือได้ ไม่มีใครคล่องตัวมาตั้งแต่เริ่มใช้ การฝึกฝนและเรียนรู้ไปเรื่อยๆ จะทำให้คุณโปรได้ในที่สุด

Source

Join the conversation

Great! Next, complete checkout for full access to SHiFT Your Future.
Welcome back! You've successfully signed in.
You've successfully subscribed to SHiFT Your Future.
Success! Your account is fully activated, you now have access to all content.
Success! Your billing info has been updated.
Your billing was not updated.